Knos è un’applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti ed informazioni.

Gli obiettivi

  • Centralizzazione ed unicità dell’archivio aziendale: unico archivio per tutti i documenti in uso (Office, e-mail, fax, file system, ERP. Etc.)
  • Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione
  • Diminuzione tempo di archiviazione
  • Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni
  • Riduzione drastica della carta
  • Unica modalità di archiviazione per tutti gli utenti: aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale
  • Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva)

Informazioni gestite
Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (e-mail, Office, Metodo Evolus, etc.). Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda.

Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in ‘fascicoli virtuali’ detti pubblicazioni. All’atto dell’archiviazione in Knos ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio ‘offerte’, ‘progetti’, ‘e-mail’, ‘fascicolo qualità’, etc.) e quindi pubblicato nella procedura; ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio; documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli ‘attributi’: ad esempio cliente/fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo).

Funzionalità di prodotto

  • Possibilità di archiviare file di qualunque formato (Office, PDF, e-mail, ERP, immagini, etc.)
  • Completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali
  • Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato
  • Facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti
  • Visualizzazione personalizzabile dei risultati
  • Gestione fascicoli virtuali: possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo
  • Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione
  • Piattaforma multilingua (supporto Unicode)
  • documenti archiviati modificabili tramite l’applicazione
  • Gestione del versioning
  • Gestione protocollo
  • Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e ‘on demand’. Worflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento
  • Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, Etc.)
  • Integrazione con Metodo Evolus
  • API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione

I moduli Knos

  • Conservazione sostitutiva
  • Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
  • Barcode OCR (gestione del cartaceo)
  • Protocollo informatico
  • Knos Mobile su tablet e iPad