La digitalizzazione dei documenti

Ci sarà una conferenza sul tema dell’industria 4.0. Ogni reparto dell’azienda di Pietro preparerà una presentazione sull’argomento di competenza: chi parlerà di gestionali, chi di Business Intelligence, chi di e-commerce. Pietro si occuperà di assemblare la presentazione completa prima dell’evento.

Mancano due giorni, Pietro deve preparare la presentazione. È stata creata sul server una cartella nominata “CONFERENZA” che contiene quattro file: presentazione, presentazione02, presentazione_finale, presentazione_def. Pietro scopre che sono tutte presentazioni dell’ufficio commerciale, tutte sullo stesso argomento, difficile però capire tra “finale” e “def” quale sia quella da utilizzare. Oggi è sabato, proverà a mandare un messaggio a Mario il commerciale, sperando che risponda. Ma le altre presentazioni dove sono? Il reparto amministrativo ha inviato la propria parte con una mail. Il file, in pieno rigore amministrativo, si chiama 1.pptx. La produzione ha mandato il proprio contributo via skype, il file si chiama pres_prod_17. Manca anche la parte che ha preparato il commercialista, riguarda le normative fiscali. Ci sono le slide stampate, ma il file dov’è?

Pietro sta perdendo moltissimo tempo per preparare questa presentazione perché il lavoro non è stato impostato correttamente, quindi ognuno si è comportato come ha ritenuto opportuno, i file sono sparsi e difficilmente identificabili dal nome.

La corretta gestione dei documenti contribuisce in modo significativo alla fluidità dei processi. La prima regola fondamentale è darsi una regola. Non c’è un modo corretto per nominare un file o per creare un archivio, ma la regola stabilita deve essere seguita da tutti.

La corretta gestione dei documenti contribuisce in modo significativo alla fluidità dei processi

Non si tratta solo di salvare correttamente una presentazione o un’offerta commerciale. Oggi la digitalizzazione dei documenti riguarda tutta l’azienda.

La conservazione sostitutiva a norma di legge permette alle aziende, obbligate a conservare determinati documenti, di risparmiare sui costi di stampa, gestione e archiviazione. Gartner Group ha effettuato una stima secondo la quale per ogni dollaro speso per stampare un documento, ne verranno spesi altri 9 per gestire il documento fino alla sua dismissione. È chiaro quindi che l’utilizzo della carta ha un impatto che non può essere trascurato.

L’introduzione di un DMS (Document Mangement System), o di un sistema di conservazione in Cloud, è un fattore strategico per migliorare organizzazione e produttività, e per operare in modo efficace il taglio dei costi legati alla gestione cartacea dei documenti. Nella scelta di un DMS, per sfruttare al meglio le sue potenzialità, è bene sceglierne uno accessibile via WEB e integrato con il gestionale, per migliorare ulteriormente la condivisione e la gestione del tempo.

Une delle potenzialità più grandi di un DMS è la vera e propria gestione del flusso documentale dell’azienda. Attraverso un sistema di notifiche, ogni utente viene avvisato in tempo reale dell’immissione nel sistema di un documento. In questo modo, oltre a gestire ritardi e scadenze, è possibile in ogni momento verificare lo stato di avanzamento eliminando completamente il rischio che i documenti vengano “persi”, come spesso accade.

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