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La semplificazione dei processi aziendali

Non è troppo presto per la vostra azienda affidarsi ad un software evoluto come un gestionale integrato. La tecnologia ha raggiunto livelli di semplicità d’uso straordinari e, con la giusta formazione, tutti saranno in grado di sfruttare al meglio il potenziale di questo strumento. Scoprirete che esiste un mondo di nuove possibilità a portata di mano: con un notebook potete seguire dal Giappone tutti i processi della vostra azienda, con uno smartphone verificate la situazione contabile di un cliente e comunicate con lui come se foste in ufficio, con un tablet registrate un ordine che, immediatamente, viene passato al magazzino. Velocità, semplicità, nessun rischio d’errore.

Quando i reparti di un’azienda lavorano come compartimenti stagni, senza costruire una sinergia, la prima conseguenza è una dispersione enorme di tempo. Se l’amministrazione ha bisogno di dati che provengono dalla produzione, con un sistema gestionale integrato li otterrà velocemente e in autonomia. In assenza di questo strumento, l’amministrazione deve inviare una richiesta alla produzione, attendere che la richiesta venga presa in carico, la produzione deve cercare i dati, esportarli, inviarli all’amministrazione che dovrà trovare il modo di processarli. Tutti questi passaggi possono sembrare banali, ma ostacolano la fluidità dei processi, rendendoli più lunghi, costosi e aumentando il rischio di errori. I software gestionali sono strumenti concepiti con il preciso scopo di semplificare i processi di un’azienda, prendendosi cura di ciascuna parte che la compone e mettendola in comunicazione con le altre. Quando i dati vengono condivisi, e non importati ed esportati da un software all’altro, sono dati affidabili, perchè non sono stati sottoposti al rischio dell’errore umano, sono quindi dati preziosi per il controllo di gestione.

Se, all’interno di un’azienda, vengono utilizzati molti software differenti, che non comunicano tra loro ci saranno difficoltà di gestione e un rischio di errori importante. Non solo, più software implicano più fornitori, più tecnici che vi assistono, più corsi di formazione, più interfacce diverse da imparare ad utilizzare. La prima regola per raggiungere la semplicità è “ridurre”.

Quello di cui oggi avete bisogno non è quello
di cui avrete bisogno domani. Un software
modulare cresce insieme all’impresa.

Quando scegliete un software gestionale è importante tenere in considerazione alcuni aspetti fondamentali. Scegliete un software modulare, che si possa comporre in base alle vostre esigenze. Quello di cui oggi avete bisogno non è quello di cui avrete bisogno domani. Un software modulare cresce insieme all’impresa. Eviterete così di trovarvi, nel giro di qualche anno, a dover rifare tutto daccapo. Se, al contrario, vi affidaste da subito ad un software gestionale “troppo completo”, potreste sborsare somme maggiori per componenti che non vi interessano, o che non vi interessano ancora. Quando un sistema non disperde tempo nella gestione di componenti obsolete, quando le comunicazioni sono fluide e i processi gestiti alla perfezione, allora ci sarà un grande risparmio di tempo.

Non sottovalutate, infine, l’importanza dell’interfaccia. Non ne faccio una questione estetica, anche se lavorare ore e ore con un programma non user friendly rende tutto più pesante. Assicuratevi che l’interfaccia sia ben progettata, semplice e intuitiva.

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